DMS | für effiziente und digitale Verwaltungsprozesse

Die Prozesse von über 20 Fachämtern der Verwaltung werden laufend erfasst und über individuelle Einzelprojekte der DMS-Koordination als digitale Workflows etabliert. Unser DMS-Team koordiniert in Zusammenarbeit mit den Fachämtern - zugunsten einer modernen und digitalen Verwaltung - die Implementierung des digitalen Dokumentenmanagements. Alle Bestandteile der Abläufe sind betroffen - von Posteingang über Aktenpläne bis hin zur Archivierung und der Anbindung sämtlicher der rund 300 Fachverfahren. Im Fachbereich Finanzen und im Bürgeramt wurden Projekte erfolgreich abgeschlossen, weitere Projekte laufen - beispielsweise in der Bauaufsicht, im Sozialamt und in der Ausländerbehörde. Dies alles führt zu medienbruchfreien Prozessen: Neben der digitalen Aktenführung sollen Anträge, Zahlungen oder Akten papierlos und durchgängig digital bearbeitet werden können.

Für Bürgerinnen und Bürger bedeutet dies eine zukunftsfähige und effiziente Verwaltung in Mülheim an der Ruhr. 

OZG | Behördendienste von zuhause und rund um die Uhr

Indem Online-Angebote zunehmend den bisherigen Service ergänzen, unterstützen das Amt für Digitalisierung und IT die Stadtverwaltung, den Service zu verbessern: In Zusammenarbeit mit den Fachämtern koordiniert unser OZG-Team die Umsetzung der digitalen Dienstleistungen für das Serviceportal. Über das Serviceportal können immer mehr Leistungen nach dem Onlinezugangsgesetz (OZG) bequem und ortsunabhängig erledigt werden. Dazu gehören z. B. der Antrag auf Elterngeld, die Beantragung eines Wohnberechtigungsscheins oder eines Aufenthaltstitels, der Anmeldung eines Gewerbes oder die digitale Wohnsitzanmeldung.

Unser Ziel ist, dass Sie Services orts- und zeitunabhängig nutzen können. 

Koordination Digitale-Infrastruktur

Schnelles Internet, stabiler Mobilfunk: Die Koordination Digitale-Infrastruktur hat den Gesamtüberblick über den Ausbau von Breitband- und Glasfasernetze sowie des Mobilfunk in Mülheim.

Unsere strategischen Ziele sind der flächendeckende, wenn möglich eigenwirtschaftliche, Ausbau in allen Stadtteilen. Die Unterstützung von Anbietern, die Investitionen in den Ausbau der Glasfasernetze im Stadtgebiet planen oder tätigen sowie die die Verringerung der Bau- und Verwaltungsbelastung, z. B. durch Vermeidung unnötiger Doppelarbeiten („Überbau“) bei Ausbauprojekten. Wichtig sind uns dabei auch geringe Anschlusskosten, gute Kommunikation und saubere Baustellenführung.

Besuchen Sie für einen guten Überblick unsere wettbewerbsneutrale Übersicht.

Digitalisierung der Schulen

Die Digitale Ausstattung aller Mülheimer Schulen profitiert von umfassenden Modernisierungsprogrammen. Im Gebäude sorgen zum Teil neue Datennetze und flächendeckendes WLAN für stabiles Arbeiten, im Laufe des Jahres 2026 werden alle Schulstandorte mit einem Glasfaseranschluss versehen. Bis es so weit ist kommen Übergangslösungen über Mobilfunk zum Einsatz. Der Bereich Schul-IT betreut alle schulischen Endgeräte (PCs, Tablets, Laptops) sowie die nötigen Netzwerkkomponenten (Access Points, Server, Drucker). Für den digitalen Unterricht ersetzt die Schul-IT fortlaufend die klassische Kreidetafeln durch Interaktive Tafeln ("Smart Screens"). Die erfolgt immer in enger Abstimmung mit den Schulen. 

Präzise Informationen bieten die stets aktuellen Schulsteckbriefe. 

IT-Infrastruktur | zukunftsfähige Ausstattung für die Verwaltung

Unsere IT-Abteilungen gewährleisten täglich die verlässliche und sichere Infrastruktur aller Standorte der Verwaltung mit ihren ganz unterschiedlichen Anforderungen. Die bestehende Technik ist fortlaufend und aufgrund der rasanten Entwicklungen im Bereich Digitalisierung und IT vorausschauend anzupassen. 

Kontinuierlich wird Support für über 3.200 Beschäftigte bereitgestellt.

Software | Administration, Betreuung

Die IT betreut und administriert die genutzte Software der Verwaltung, auch werden individuelle Eigenentwicklungen bedarfsgerecht programmiert, welche verwaltungsweit im Einsatz sind. Die rund 300 Fachverfahren, die verwaltungsweit im Einsatz sind, bieten zentrale Anwendungen, aber auch ganz speziell und akut geforderte Lösungen. 

Stets ist auf die unterschiedlichen Anforderungen einzugehen, dabei wird besonderer Wert auf Nutzerfreundlichkeit, Wartbarkeit und Sicherheit gelegt. 

Beschaffung, Vergabe und Fördermittelmanagement

Der Bereich sorgt für die zentrale Vergabe von IT-Aufträgen für die Gesamtverwaltung. Hier werden die erforderlichen IT-Verträge abgeschlossen - mehr als 60 % der IT-Angelegenheiten werden auf der Grundlage von Rahmenverträgen beauftragt, die im Wege von interkommunaler Kooperation über den KDN Dachverband Kommunaler IT Dienstleister geschlossen werden. Dies sichert gute Preise und einheitliche Technik. 

Wo möglich, werden Förderprogramme genutzt. Dies betrifft zum Beispiel die Digitalisierung der Schulen oder den geförderten Glasfaserausbau. 

Ohne sie geht nichts…

Unser Versandcenter bringt jährlich knapp eine Million Briefe auf den Weg und koordiniert monatlich 30.000 Posteingänge – in zunehmendem Maße wird die Postbearbeitung darüber hinaus digitalisiert. Zeitgleich erstellt die Druckerei rund sechs Millionen Drucke und koordiniert zusätzlich Fremdleistungen. 

Ob Rechnungswesen, Controlling oder Fördermittelmanagement -  alle Verwaltungs- und Servicebereiche tragen maßgeblich zum Erfolg unserer Arbeit bei.